10 règles d'or pour organiser un événement professionnel

Comment organiser un événement professionnel en ligne ?

De nombreuses occasions vous permettent de créer vos événements professionnels en ligne. Les événements en vidéoconférence sont une occasion d’échanger avec des personnes du monde entier. 

 

Organiser un événement professionnel en ligne : les Objectifs

Même si la rencontre se fait en ligne, elle peut prendre de nombreuses formes.

Les réunions en ligne

Il peut s’agir de réunions en interne, d’un comité de direction, d’une formation, d’un meeting en équipe ou encore d’une annonce importante qui doit réunir l’ensemble des salariés d’une même entreprise. À l’opposé, d’autres réunions sont organisées avec des personnes extérieures. L’entreprise et ses membres sont alors en représentation. Il peut s’agir de rendez-vous clients, d’une présentation didactique (sur le modèle d’un tutoriel), d’une conférence de presse…

Les visioconférences

Lorsqu’il s’agit d’une discussion officielle ou décontractée, on parle alors d’appels en visio-conférence ou “Conférence Call” en anglais (diminutif “conf-call”). Cette pratique est largement généralisée aujourd’hui grâce à nos smartphones et aux performances des réseaux internet (wifi, 4G, 5G…). N’importe qui peut passer ou recevoir un appel vidéo de qualité professionnelle.

Les webinaires

D’autres événements de présentation sont au contraire unidirectionnels: conférences, présentations de solutions, formations, interviews en direct… On parle alors de webinaires (“webinar” en anglais). Il s’agit de la contraction des mots “web” et “séminaires”. Il ne s’agit plus d’une discussion mais d’une déclaration. Les interactions seront alors très différentes : le public pourra ajouter des likes, commentaires, ou éventuellement poser des questions en direct. 

comment organiser un événement professionnel

Quels que soient vos objectifs, organiser des événements en ligne garantit une meilleure accessibilité à votre audience. De nombreuses personnes pourront y assister facilement, sans contrainte géographique.

 

10 règles d’or pour organiser un événement professionnel en ligne

Avant l’événement professionnel en ligne

1- Les inscriptions et invitations

Quelle que soit la taille de votre événement professionnel en ligne, l’enjeu principal est de bien organiser votre événement, afin que toutes les personnes concernées puissent assister à l’événement.

Créer une page d’inscription permettra aux personnes concernées par l’événement de montrer leur intérêt, mais aussi de choisir un créneau horaire de participation ou encore de laisser leurs coordonnées. Un outil gratuit d’inscription comme Weezevent vous permettra d’organiser facilement votre événement en ligne. Vous bénéficierez de toutes les options nécessaires : page d’inscription multi-critères, créneaux de réservation si nécessaire, envois d’invitations e-mail ou SMS…

Ensuite, envoyez des messages de relance aux inscrits pour leur rappeler la date et l’heure de votre événement. Qu’il s’agisse d’emails ou de SMS, c’est est essentiel pour s’assurer un maximum de participants. Par exemple, l’envoi d’une relance est conseillée 1h ou 30 minutes avant l’événement en ligne, afin d’augmenter votre taux de participation.

 

2- Une communication exhaustive

Qu’il ‘agisse d’événements professionnels internes ou externes à votre entreprise, il est impératif de bien communiquer tous les éléments aux personnes concernées : sujet et détails de l’événement, date et modalités, liens d’accès à votre intervention…

Si votre événement a une visée promotionnelle, assurez-vous de contacter l’ensemble de vos prospects afin qu’ils puissent prendre connaissance de votre événement, s’inscrire, et vous contacter en direct pour en discuter.

 

3- La plateforme de partage vidéo utilisée

Selon la forme de votre événement, il vous faudra choisir le bon outil de vidéoconférence : Skype, Whatsapp, Zoom, Hangout, Facebook Messenger, Youtube, Twitch, Whereby…

De très nombreuses plateformes proposent des fonctionnalités très spécifiques. Il faudra connaître ces plateformes et leurs options pour choisir la bonne.

Par exemple, Twitch est très utilisé par les joueurs de jeux vidéo qui souhaitent montrer leurs astuces en direct à d’autres joueurs. Youtube et Facebook proposent des fonctionnalités de “prise de parole en direct” (“Live” en anglais, très souvent utilisé en français). 

organiser un événement professionnel webinaire

Pendant l’événement professionnel en ligne

4- Préparez votre webcam et votre mise en scène

Avoir une bonne caméra, un bon visuel, une lumière adaptée… rendra votre présentation plus sérieuse et plus vivante.

Même s’il s’agit d’une réunion non formelle, vous montrer vous permettra d’avoir plus d’impact et d’ajouter un langage gestuel à vos arguments.

 

5- Chronométrez votre intervention et répartissez les temps de parole.

Votre événement professionnel en ligne ne doit être ni trop long ni trop court. Vous devrez donc avoir préparé votre intervention et votre sujet, pour parer à tous les éléments imprévisible.

S’il s’agit d’une vidéoconférence ou si plusieurs intervenants sont présents, vous avez la possibilité de donner la parole à l’un des participants, tout en vous préoccupant de donner un temps de parole équilibré entre les participants.

 

6- Favorisez les interactions

Lorsque vous prenez la parole, vous n’êtes pas sûr qu’on vous écoute sérieusement. Posez des questions, proposez des votes, demandez l’avis de votre auditoire… cela vous assurera une implication accrue des participants. Il est très rare qu’un événement en ligne soit entièrement unilatéral.

Il peut s’agir de likes, de commentaires, de questions, de partages de documents… Plus vous permettez à vos interlocuteurs de s’exprimer et de participer, plus votre événement sera réussi.

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Après l’événement professionnel en ligne

7- Envoyez un e-mail de remerciement et les infos clés

Afin de mettre en avant tout ce qui a été dit lors de l’événement, vos participants seront contents de recevoir un dernier e-mail avec les informations récapitulatives des échanges, et éventuellement des ressources annexes.

Si les participants sont vos prospects, alors profitez-en pour leur demander leurs besoins et leur impression sur vos services.

 

8- Mettez votre vidéo en ligne

Suite à un événement organisé en direct, plusieurs stratégies s’offrent à vous. Il vous est possible de partager la vidéo de votre échange, pour que les participants ou d’autres personnes puissent la consulter. Cela vous permettra d’accroître votre notoriété et de multiplier votre audience.

Au contraire, si votre événement est confidentiel ou s’il contient des données premium, il vous est possible d’en restreindre l’accès ou de créer un accès payant à votre vidéo.

Un formulaire d’accès vous permettra de générer de nouveaux leads ou encore de fidéliser grâce à des actions commerciales par la suite.

 

1 réflexion sur “Comment organiser un événement professionnel en ligne ?”

  1. Bonjour Aurore,

    Merci pour cet article toujours très qualitatif,

    C’est vrai qu’organiser un évènement professionnel en ligne demande une bonne préparation et une organisation.

    Aussi, un problème souvent rencontré et qui peut parfois être oublié c’est la capacité de la salle virtuelle qui est atteinte du coup les personnes ne peuvent plus assister au webinaire.

    Il faut donc veiller à vérifier la limite de la salle virtuelle, par exemple 200 ou 300 personnes maximum

    Car souvent on ne sait pas à quoi s’attendre et si l’événement va devenir viral et que le lien a été partagé par d’autres personnes.

    Il faut donc prévoir des alternatives.

    Qu’en penses-tu Aurore ?
    As-tu déjà rencontrer ce problème ?

    Amicalement,

    Damien.

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